タスクを最も効果的に管理するツール Remember The Milk の公式ブログ

ARCHIVES

MORE BLOGS

Tips & Tricks Tuesday: 貸し借りの悩みをタグで解決!

2014年6月3日 火曜日 @ 12:04:30 by Andrew Conkling

自分のものを人に貸したのに、時間がたってもなかなか返ってこなくて、借りパクされた!と気づいた経験があるでしょう。または、いったんものを借りるとずっと頭からはなれないので、原則としてものを借りないことを決めた方もいるかもしれません。

dominikhajdukさんが教えてくれた今週のコツは、借りたものと貸したものに関する悩みを和らげるための方法です。

私はものを借りたり貸したりすることが嫌いですが、しょうがなくやらなければならないときがあります。借りたものを返さずにいることは何よりも最悪です。また、急な旅の出発直前に必要なものを貸してしまったのを思い出すことも同様ですね。対策として、#借りると#貸すのタグを数年前から使い始めました。使い方は以下の通りです。

ものを貸した際、タスクを追加して#貸すのタグをつけるだけです。期日はものを返してもらう予定日として設定します。期限になったら、そのタスクを延期するか(人に「ものを返せ」というようなことを言うのが恥ずかしいので)、貸した人にリマインダーを送ります。

ものを借りた際、同様にタスクを追加して#借りるのタグをつけ、適切な優先度もつけます(普通は優先度1にします)。そして、最後に返す日を期日として設定します。

貸したものと返すべきものの状況を確認したいときは簡単にリストを開くだけです。

このコツがみなさんのお役に立てばうれしいです。借りたものはちゃんと返してね!

dominikhajdukさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday:アイゼンハワーマトリックスに遊び心を加えよう

2014年5月27日 火曜日 @ 14:03:08 by Andrew Conkling

先日、重要性と緊急性によってタスクを管理するアイゼンハワー・マトリックというシステムを紹介しました。fabian.kurmannさんが教えてくれた今週のコツは、この制度に加えて、生産性・効率性を楽しく向上できるように、「やりたい」と思わせるタスクを追加する方法です。

私はアイゼンハワー・マトリックスを重宝していますが、これには「楽しさ」が欠けています。重要で緊急なタスクは「楽しい」とはあまり言えないので、気分が悪くならないように、私が改善したRTM向けのアイゼンハワー・マトリックスの実践方法を紹介します。

私はタスクの重要性を優先度で表します。

  • 1- 今日中(寝る前)にやらなければならないタスク。(タスク数は控えめに!)
  • 2 – 期限までにやるべきだが、延期もできる重要なタスク。
  • 3. 重要ではないが「楽しい」タスク。期限があってもなくても平気。
  • 0 – つまらなくて重要ではないタスク

重要性は期日によって簡単に管理できます。重要であれば、「今日」、「今週」または自分がカスタマイズした「スマートリスト」に表示されるはずです。期日はその日の前でもなく、もちろんその日の後ろでもなく、それを行う日に設定します。

一息つきたいときは、1、2個(10個ではないぞ! ;) )の優先度3のタスクを選んで取り組みます。#ちょっと楽しい、#すごい楽しいのようなタグをつけてもいいですね。

「つまらなくて重要ではない」タスクを一掃するために、重要性が高いタスクを繰り返しに設定すれば準備万端です。

毎日、重要なタスクも重要ではないタスクも完成させ、管理します。自制しながら優先度3のタスクもやれば、効率的で楽しい一日になります。

楽しんでね!

fabian.kurmannさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: もう見逃さない!リピートタスクで最新放送をチェック!

2014年5月13日 火曜日 @ 9:12:56 by Andrew Conkling

Bobはやっと去年人気だったドラマをすべて見終わったので、最近の番組を見られるようになりました。derbotiさんが教えてくれた今週のコツは、放送中の番組を見逃さないように把握する方法です。

 

わたしはいくつかの番組を毎週ちゃんとみていますが、不定期な就業時間のせいで、毎週同じ時間にテレビを見ることができません。好きな番組についていけるように、RTMを使用しています。

番組の開始日が発表されたら、私は以下のようにRTMに入力します。

放送日にタスクの通知がきます。録画の予定を入れた後、もしくは番組を観た後にそのタスクを完了させます。

タスクは自動的に繰り返されるので、来週の準備はいりません!

不定期に放送される番組もあるので、その番組のホームページもつけます。そこで放送予定をすぐ確認できます。私はepguides.comをよく見ますが、IMDbWikipedia、番組の公式ホームページも利用できます。

タスクの通知がきたらすぐにURLにアクセスして、今日は最新放送があるかどうかを確認できます。もし最新放送がなければ、タスクを削除して、来週また確認できるように「繰り返しの継続」を選択します。

derbotiさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday:スマートリストで時間に焦点を合わせる

2014年5月6日 火曜日 @ 22:57:39 by Andrew Conkling

私たちRTMスタッフは、ユーザがスマートリストによってどのようにタスクを分類するか興味津々です。pescacebesさんが教えてくれた今週のコツは、タスクの期限と優先度を参照して、その日の重要なタスクを管理するために4つのスマートリストを作成する方法です。

大きな作業に取り組めるように、以下のシステムを作ってみました。

まずタスク入力の窓口(場所)は「受信箱」と「情報」という2つのリストしか使いません。「情報」はその名の通りやることではなく「覚えておきたいこと」に使います。つまり通知の機能として使います。受信箱はその他のすべてに使います。ほとんどのタスクに期日と優先度をつけています。

一日の始まりにリストを見るとき、「今日」と「焦点」のスマートリストをチェックします。

  • 今日: due:今日 OR dueBefore:今日
  • 焦点: (優先度:1 OR 優先度:2) AND ((dueWithin:”1 week of today”) OR due:never OR dueBefore:now)

一番今日的な意義のあるは「焦点」のリストです。すべての重要なタスクがまとまっていて、1週間以内の最優先のものも表示してくれます。私のルールでは、優先度3のタスクは期限が切れても許せます。もし優先度を調節したいと思ったら、上記のスマートリストを簡単に変更できます。

もう一つの役立つリストは「今週」というスマートリストです:(dueWithin:”1週間以内”) OR (due:never AND (優先度:1 OR 優先度:2 OR 優先度:3)) OR dueBefore:now

このスマートリストのポイントは、期限がないけれど優先度のあるタスクを表示させることです。このようなタスクには期日をつけたらいいかもしれませんね。

最後に、見逃してしまうものがないように「期日なし」という以下のスマートリストも作成しました。

due:never NOT list:情報

タグと場所、またはどちらか一方をタスクにつければ、多くのタスクを気軽に管理できるでしょう。

dpescacebesさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: アジェンダで時間管理

2014年4月29日 火曜日 @ 9:11:26 by Andrew Conkling

日常の出来事の管理と並行してリスト管理まで行うことは至難の業です。lebracon6さんが教えてくれた今週のコツは、一日を最大限に活用できるように、その日のタスクをやりつつ日常的に行うタスクにも配慮するシンプルな方法です。

私は多忙な日でも時間を管理できるように細かいアジェンダを作成します。

まず、「日常」というリストを作って、食事の準備や出勤の準備など毎日やる時間がかかる事(ほぼ毎日も含む)をこのリストにタスクとして登録します。期限はだいたいの日を設定し、予測時間もつけます。繰り返しは設定せずに、カレンダーやToDoリストなどに表示したくないので、普通このタスクは「完了」の状態にしています。

忙しい日に、「日常」のリストのタスクをすべて「未完了」に設定します。それから「日常アジェンダ」というスマートリスト(検索: list:Daily OR dueBefore:tomorrow )を開くと、日常のタスクとともに、今日期限が切れるタスクも同じ場所で見ることができます。このスマートリストでは期限のないタスクに期限をつけられるので、一日の予定を立てることが楽ちんです!私はこの過程を省略できるように、タスク作成時に大まかな期限をつけておきます。たとえば、業務時間(通常会社が営業している時間)の間にやるタスクは期限を17:00に、普通私は仕事が終わった後にスーパーに行くので買い物のタスクの期限は17:30に、ごみを出すのは明日の朝まで大丈夫なので期限は22:00にします。

一日にすべてを完成できるかどうか確認するために、総合の予測時間を計算します。できそうになければ、延期できるタスクおよび今日しなくてもいいタスクを検討します。たとえば、「本を読む」を延期すれば30分時間が空くなど。また、運動時間を1時間から30分に削れるなど、時間の短縮ができるタスクも検討します。

この過程が終わると一日のアジェンダがちゃんと達成できたことになるので、とても心地よいです。

lebacon6さん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: 保留したいプロジェクトをアーカイブする

2014年4月22日 火曜日 @ 23:25:19 by Andrew Conkling

プロジェクトごとにリストを作成する人は、後回しにしたリストや今のところ取り組んでいないリストなどを持っていると思います。jcfisherさんが教えてくれた今週のコツは、現在進行中のプロジェクトに集中できるように、現在取り組んでいないプロジェクトをアーカイブする方法です。

私は高度なGTD実践方法をRemember The Milkと会わせて使っていますが、たまには重要性が低いプロジェクトがあるので、そのプロジェクトを後回しにしたいと考えています。保留にするために、プロジェクトのリストをアーカイブします。そうすることで、そのプロジェクトも関連するタスクも表示されません。

保留にしているプロジェクトは将来のある時点で回復させたいので、忘れないように「保留中」というリストを作りました。このリストにプロジェクトごとにタスクを追加して、タスク名はプロジェクトのリスト名と同じにしました。期日は回復させたい日にして、期限になったらリストのアーカイブを展開してプロジェクトに取り組みます。

jcfisherさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: 必要なエネルギーによってタスクを分類する

2014年4月15日 火曜日 @ 18:58:10 by Andrew Conkling

タスクを完成させるために必要なのは、時間ではなく十分なエネルギーだと考えた方が良い時があるでしょう。jacob.lさんが教えてくれた今週のコツは、その時のエネルギーレベルによってタスクを分類する方法です。

多くの人が「@事務所」や「@用事」などのタグをカテゴリーとして使うのと同様に、私は自分のエネルギーにあわせてタグを使用します。

ほとんどの私のタスクには以下のタグがついています。

  • e1 (低エネルギー)
  • e2 (並みエネルギー)
  • e3 (高エネルギー)

時間を管理することも重要ですが、エネルギーを管理することも重要です。なのでこのようなタグを使います。もっと詳しく知りたい方はLoehr氏とSchwartz氏が書いた本と、Harvard Business Reviewの記事(英語のみ)をご覧ください。さらに、これは「Eat That Frog (かえるを食べろ)」の概念にも関連しています。

目が冴えているときに(多くの場合、朝に)、執筆や数学的証明などの難しいタスクに取り組みたいです。「高エネルギー」気分の時に「tag:e3」のスマートリストを開きます。

疲れているときは(多くの場合、夕方に)、「同級生のノートをコピーする」などのtag:e1がついているシンプルなタスクに取り組みたいです。この作業の最中にtag:e2のタスクをすることもあります。

ちょっと嘘をつきましたが、実は「tag:e0」という4つ目のカテゴリーもあります。このタスクは休憩時間にやります。「メッセージを読む」や「YouTube動画を見る」などではなく、「食器を洗う」や「買い物する」、「机をきれいにする」などのようにパソコンを使わずにできるタスクをここに入れます。パソコンを使って行うタスクは、私には「休憩」とは呼べません。

jacobさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、あなたのRemember The Milkの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: 無理なく1日8杯の水を飲む!

2014年4月8日 火曜日 @ 22:41:21 by Andrew Conkling

こまめに水を飲むことは健康にとって大切なことですが、飲んだ量を毎日記録するのは困難です。rtm_user_123さんが教えてくれた今週のコツは、このゴール達成までの過程を小さなステップに分けて、1日を通して完了させる方法です。

Bob tries to drink more water

私は適切な水分をとれるように、1日にコップ8杯の水を飲むようにしています。

初めて試した時、「コップ8杯の水を飲む」というタスクを毎日繰り返すようにしました。そこまでは順調でしたが、水を8杯飲むことを実現できませんでした。4、5杯は飲めましたが、8杯まで達成できなかったのです。

そのことから、このような大きいなゴールを一気に達成するのは難しいことに気がつきました。一度に8杯飲むわけではないので、RTMのタスクを実際の実行方法に反映し、以下のように調節しました。

1日のうちに以下の4つのタスクが定期的に表示されるように、通知時間まで指定しました。

  1. 9時までにコップ2杯の水を飲む ^今日9時 #個人 *毎日
  2. 12時までにコップ2杯の水を飲む ^今日12時 #個人 *毎日
  3. 17時までにコップ2杯の水を飲む ^今日17時 #個人 *毎日
  4. 21時までにコップ2杯の水を飲む ^今日21時 #個人 *毎日

(スマートアドで入力したので、期限、リスト名、繰り返し期間を自動的につけられます)

もう「コップ8杯の水」というゴールを考えることなく、「9時までに2杯の水を飲む」というタスクに集中するだけです。これを達成したら次の「12時までに2杯の水を飲む」の目標に進みます。

この方法で順調に進めるようになりました。

rtm_user_123さん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: next actionを見つける賢い(スマート)リスト

2014年4月1日 火曜日 @ 16:17:09 by Andrew Conkling

スマートリストは、生活を管理したり、時間やタスクに優先順位をつけたりするのに使えますね。megan.stricklandさんが教えてくれた今週のコツは、この使い方を一歩先に進めました。考案したのは、最低限の努力で次に取り組むタスクを見つけ出すスマートリストです。

多くの人は、”next action” (次の行動)を見極めるためにタグをつけますが、私はタスクをデフォルトで「next action」に設定するのがいいと思います。(そうしないとタグをつけ忘れたり、週一回レビューを行う時に、見過ごしてしまうかもしれません)このようにすると、タグをつけたかどうか心配しなくてすむので、心強くなります。

これを達成するために、「next action」ではないタスクを表示させるスマートリストを作成し、そのリストを「@場所」のリストから排除します。

この方法は、簡単に言うとraijanさんの「sleeperタグ方法」とchad davisさんの「開始時間のタグ方法」の組み合わせです。

以下はスマートリストの排除条件です。

  • (tag:zzz AND dueAfter:now) OR
    (tag:z1d AND dueAfter:”1 day of now”) OR
    (tag:z2d AND dueAfter:”2 days of now”) OR
    (tag:z1w AND dueAfter:”1 week of now”) OR
    (tag:z1m AND dueAfter:”1 month of now”) OR
    (tag:startdate AND dueAfter:today) OR
    (tag:tickleme AND dueAfter:today)
  • 「waiting」のタグを使う場合、 OR (tag:waiting)
  • 「プロジェクト」のタグを使う場合、OR (tag:project)
  • など

このスマートリストには任意の名前をつけてもいいです。私はこれをリスト一覧の一番下に表示させるために、「zzz」という名前をつけました。

Now, to see ALL of your next actions, just search for NOT list:zzz. This is a good test to see if it’s working — if anything shows up that shouldn’t, adjust your zzz list criteria accordingly.

したがって、すべての「next action」のタスクを表示させるには、NOT list:zzzを検索するだけです。この検索を試してみて、もし表示させたくないタスクが出てきてしまった場合、zzzリストを調整してください。

それから、任意の「next action」のために利用するスマートリスト にNOT list:zzzを付け加えてください。たとえば、

スマートリスト名:@home
条件: tag:@home NOT list:zzz

次は少し複雑になります。

スマートリスト名:Smart List name: Top
条件:(dueBefore:”2 days from today” OR NOT priority:none) NOT list:zzz

このリストは zzzリストのタスク以外に、すべての期限切れタスク、二日以内に期限が切れるタスク、優先度1,2,3がついているタスクを表示させます。

さらに一歩進め、デフォルトでタグなしのタスクが@computerのリストに表示されるようにします。そうするため、以下のようなスマートリストを作りました。

スマートリスト名 Smart List name: @computer
条件: Criteria: NOT (list:zzz OR tag:@home OR tag:@out)

このようにすると、タグをつけないすべてのタスクは「@computer」のリストに表示されます。もしタグをつけ忘れた場合、実際の「next action」は@computerのタグをつけることです。しかも「@場所」のリストに集中できるので、タスクを忘れるという心配はありません。

megan.stricklandさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: しなやかな身体をキープする

2014年3月25日 火曜日 @ 21:04:18 by Andrew Conkling

ストレッチや軽い運動は健康によく、仕事の休憩時間に座ったままでもできますね。でも仕事に没頭していると、そんなことも忘れてしまいます。milkigloさんが教えてくれた今週のコツは、そのような問題を回避する方法です。Remember The Milkのモバイルアプリを利用して、どこでもストレッチができる可能性も紹介してくれています!

私は定期的にストレッチをしたいので、繰り返しタスクを追加して、そのタスクにYouTubeのストレッチ動画のURLもつけました。

常に参照するヨガの動画は、タスクのURL欄に貼付けます。ノート欄には「背中のヨガ」や「20分の運動」など、ほかの動画のURLを入れておきます。

準備ができたら端末でタスクを開き、ストレッチの動画のURLをタップすると、ヨガの「レッスン」が始まります。終わったら体が柔らかくなった感じがして、次へのモチベーションにつながります。

おまけ!スマートフォンからもっと大きな画面に映しましょう!iPhone・iPad・Mac OSX 10.9のユーザはApple TVなどでAirPlayを使うことができます。Androidスマホのユーザは「Android TV dingus」を利用できます。

milkigloさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。