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Tips & Tricks Tuesday:自分の財政を管理しよう

2014年7月15日 火曜日 @ 21:11:44 by Andrew Conkling

自分の財政を管理するは至難の業ですね。bynbutterfyさんが教えてくれた今週のコツは、網羅的に財産を管理する方法です。   Bob manages his finances

私は複数の銀行口座やクレジットカードなどを管理することにとても困惑しました。Remember The Milkを利用することで、クレジットカードの手数料などを回避できます。繰り返しタスクは、銀行口座の管理にとてもよく使います。 Remember The Milkで財政を管理するシナリオはかなりたくさんあります。私のここ2か月の経験を以下のように説明します。まずは、パーソナル・ファイナンス(個人財政)を管理するためのルールを言っておきます。 これが私のパーソナル・ファイナンスのルールです。

  1. 銀行や職場などが様々な手続きを自動的に行ってくれますが、自分自身ですべてを確認する。
  2. もし財政的なミスをしたら、将来その過ちを繰り返さないように反省する。

上記のルールを念頭に、続きを読んでください(英文です)。信用度やクレジットカード、財務諸表、領収書を管理するための詳細が記載されています。 bynbutterflyさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday:1日を効率的にするお昼のリマインダー活用法!

2014年7月8日 火曜日 @ 21:06:51 by Andrew Conkling

多くの人は、朝一にタスクのリマインダーが届くように設定していますね。nodonovanさんが教えてくれた今週のコツは、朝タスクを見ることでモチベーションが低下しないように、タスクのお知らせをお昼ごろにする方法です。

私は毎日、「今日」というスマートリストに新しいタスクを表示させるようにしました。毎朝RTMを開き、このリストを見て、すぐにそのタスクに取り組んで完了させます。RTMユーザの多くの方がこのように作業しているでしょう。

私はずっと、毎日のリマインダーを7時(出勤する直前)に携帯の受信箱に届くように設定していました。数年前にRTMを始めた時は、このように設定するのが当然のことでしたが、起床してすぐに「今日」のリストを見るので、30分後にまたリマインダーのメールを見るのは余計なことだと感じました。(タスクを見ることが習慣になったので通知が不要だったのです。)そこで、そのメールをすぐ削除しました。

そんな中、数週間前に「毎日のリマインダーをお昼に設定したらどうか?」という考えがふと浮かび、そのように設定してみました。朝からすでに5時間ぐらいタスクに取り組んでいるので、リストの長さが朝の時点と比べると断然短くなったし、その日のうちに残っているタスクを完成させるという本格的な知らせになります。

とてもシンプルながらとても効果的です!

nodonovanさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: スマートリストを夜更かしのお伴に

2014年6月17日 火曜日 @ 21:23:01 by Andrew Conkling

よく夜更かしをして24時から集中力が上がる人にとって、このコツは役立つかもしれません。igorssさんが教えてくれた今週のコツは、夜遅くにタスクに取り組めるように、実際の寝る時間を考慮してタスクの表示時間を設定する方法です。

夜遅くにタスクに取り組むつもりの人は、残っているタスクを12時以降も「当日」として表示できるといいですよね。(たとえば、朝3時まで起きている人にとってはそうでしょう)。そうすると、活動時間中の予定を立てて管理することが容易になります。

そうできるように、以下のような「今日の予定」というスマートリストを作ってみました。

dueBefore:3am AND NOT (due:tomorrow AND dueBefore:12:01am)

起きたらすぐにこのリストを開きます。そうすると、期限切れのタスク、今日または明日期限が切れるように設定してあるタスクが表示されます。これが『当日』行う実際の予定になります。

自分仕様にするために、スマートリストの時刻を「3am」のように切り替えてもいいです。

このスマートリストは、RTMの時間設定が常に未来の時間になるという特性を活かし、『3am』はいつも翌日の3時になります。たとえば、もし朝10時に起きた場合、翌日の3amまでに期限が切れるタスクが表示されます。朝2時まで作業をしている人は、当日のタスクが朝3時まで表示されます!

時間指定がないけれども明日期限が切れるタスクが表示されないように、”due:tomorrow AND dueBefore:12:01am”の条件が必要です。検索に関しては、タスクの期限は24時までとなります。

昼間に「dueBefore:3am」のみを検索するとしたら、明日期限の切れる時間指定がされていないタスクも表示されてしまいます。

しかし、24時以降に時間指定がされていないタスクが表示されたとしても、現在の検索機能ではこの現象を避けられません(期限が「今日」となるため)。ですが、特に支障はないと思います。

とにかく、他に試してみたどの対策よりも、今回提案した「今日の予定」という方法のほうがはるかに役立つと思います。

igorssさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: 貸し借りの悩みをタグで解決!

2014年6月3日 火曜日 @ 12:04:30 by Andrew Conkling

自分のものを人に貸したのに、時間がたってもなかなか返ってこなくて、借りパクされた!と気づいた経験があるでしょう。または、いったんものを借りるとずっと頭からはなれないので、原則としてものを借りないことを決めた方もいるかもしれません。

dominikhajdukさんが教えてくれた今週のコツは、借りたものと貸したものに関する悩みを和らげるための方法です。

私はものを借りたり貸したりすることが嫌いですが、しょうがなくやらなければならないときがあります。借りたものを返さずにいることは何よりも最悪です。また、急な旅の出発直前に必要なものを貸してしまったのを思い出すことも同様ですね。対策として、#借りると#貸すのタグを数年前から使い始めました。使い方は以下の通りです。

ものを貸した際、タスクを追加して#貸すのタグをつけるだけです。期日はものを返してもらう予定日として設定します。期限になったら、そのタスクを延期するか(人に「ものを返せ」というようなことを言うのが恥ずかしいので)、貸した人にリマインダーを送ります。

ものを借りた際、同様にタスクを追加して#借りるのタグをつけ、適切な優先度もつけます(普通は優先度1にします)。そして、最後に返す日を期日として設定します。

貸したものと返すべきものの状況を確認したいときは簡単にリストを開くだけです。

このコツがみなさんのお役に立てばうれしいです。借りたものはちゃんと返してね!

dominikhajdukさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday:アイゼンハワーマトリックスに遊び心を加えよう

2014年5月27日 火曜日 @ 14:03:08 by Andrew Conkling

先日、重要性と緊急性によってタスクを管理するアイゼンハワー・マトリックというシステムを紹介しました。fabian.kurmannさんが教えてくれた今週のコツは、この制度に加えて、生産性・効率性を楽しく向上できるように、「やりたい」と思わせるタスクを追加する方法です。

私はアイゼンハワー・マトリックスを重宝していますが、これには「楽しさ」が欠けています。重要で緊急なタスクは「楽しい」とはあまり言えないので、気分が悪くならないように、私が改善したRTM向けのアイゼンハワー・マトリックスの実践方法を紹介します。

私はタスクの重要性を優先度で表します。

  • 1- 今日中(寝る前)にやらなければならないタスク。(タスク数は控えめに!)
  • 2 – 期限までにやるべきだが、延期もできる重要なタスク。
  • 3. 重要ではないが「楽しい」タスク。期限があってもなくても平気。
  • 0 – つまらなくて重要ではないタスク

重要性は期日によって簡単に管理できます。重要であれば、「今日」、「今週」または自分がカスタマイズした「スマートリスト」に表示されるはずです。期日はその日の前でもなく、もちろんその日の後ろでもなく、それを行う日に設定します。

一息つきたいときは、1、2個(10個ではないぞ! ;) )の優先度3のタスクを選んで取り組みます。#ちょっと楽しい、#すごい楽しいのようなタグをつけてもいいですね。

「つまらなくて重要ではない」タスクを一掃するために、重要性が高いタスクを繰り返しに設定すれば準備万端です。

毎日、重要なタスクも重要ではないタスクも完成させ、管理します。自制しながら優先度3のタスクもやれば、効率的で楽しい一日になります。

楽しんでね!

fabian.kurmannさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: もう見逃さない!リピートタスクで最新放送をチェック!

2014年5月13日 火曜日 @ 9:12:56 by Andrew Conkling

Bobはやっと去年人気だったドラマをすべて見終わったので、最近の番組を見られるようになりました。derbotiさんが教えてくれた今週のコツは、放送中の番組を見逃さないように把握する方法です。

 

わたしはいくつかの番組を毎週ちゃんとみていますが、不定期な就業時間のせいで、毎週同じ時間にテレビを見ることができません。好きな番組についていけるように、RTMを使用しています。

番組の開始日が発表されたら、私は以下のようにRTMに入力します。

放送日にタスクの通知がきます。録画の予定を入れた後、もしくは番組を観た後にそのタスクを完了させます。

タスクは自動的に繰り返されるので、来週の準備はいりません!

不定期に放送される番組もあるので、その番組のホームページもつけます。そこで放送予定をすぐ確認できます。私はepguides.comをよく見ますが、IMDbWikipedia、番組の公式ホームページも利用できます。

タスクの通知がきたらすぐにURLにアクセスして、今日は最新放送があるかどうかを確認できます。もし最新放送がなければ、タスクを削除して、来週また確認できるように「繰り返しの継続」を選択します。

derbotiさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday:スマートリストで時間に焦点を合わせる

2014年5月6日 火曜日 @ 22:57:39 by Andrew Conkling

私たちRTMスタッフは、ユーザがスマートリストによってどのようにタスクを分類するか興味津々です。pescacebesさんが教えてくれた今週のコツは、タスクの期限と優先度を参照して、その日の重要なタスクを管理するために4つのスマートリストを作成する方法です。

大きな作業に取り組めるように、以下のシステムを作ってみました。

まずタスク入力の窓口(場所)は「受信箱」と「情報」という2つのリストしか使いません。「情報」はその名の通りやることではなく「覚えておきたいこと」に使います。つまり通知の機能として使います。受信箱はその他のすべてに使います。ほとんどのタスクに期日と優先度をつけています。

一日の始まりにリストを見るとき、「今日」と「焦点」のスマートリストをチェックします。

  • 今日: due:今日 OR dueBefore:今日
  • 焦点: (優先度:1 OR 優先度:2) AND ((dueWithin:”1 week of today”) OR due:never OR dueBefore:now)

一番今日的な意義のあるは「焦点」のリストです。すべての重要なタスクがまとまっていて、1週間以内の最優先のものも表示してくれます。私のルールでは、優先度3のタスクは期限が切れても許せます。もし優先度を調節したいと思ったら、上記のスマートリストを簡単に変更できます。

もう一つの役立つリストは「今週」というスマートリストです:(dueWithin:”1週間以内”) OR (due:never AND (優先度:1 OR 優先度:2 OR 優先度:3)) OR dueBefore:now

このスマートリストのポイントは、期限がないけれど優先度のあるタスクを表示させることです。このようなタスクには期日をつけたらいいかもしれませんね。

最後に、見逃してしまうものがないように「期日なし」という以下のスマートリストも作成しました。

due:never NOT list:情報

タグと場所、またはどちらか一方をタスクにつければ、多くのタスクを気軽に管理できるでしょう。

dpescacebesさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: アジェンダで時間管理

2014年4月29日 火曜日 @ 9:11:26 by Andrew Conkling

日常の出来事の管理と並行してリスト管理まで行うことは至難の業です。lebracon6さんが教えてくれた今週のコツは、一日を最大限に活用できるように、その日のタスクをやりつつ日常的に行うタスクにも配慮するシンプルな方法です。

私は多忙な日でも時間を管理できるように細かいアジェンダを作成します。

まず、「日常」というリストを作って、食事の準備や出勤の準備など毎日やる時間がかかる事(ほぼ毎日も含む)をこのリストにタスクとして登録します。期限はだいたいの日を設定し、予測時間もつけます。繰り返しは設定せずに、カレンダーやToDoリストなどに表示したくないので、普通このタスクは「完了」の状態にしています。

忙しい日に、「日常」のリストのタスクをすべて「未完了」に設定します。それから「日常アジェンダ」というスマートリスト(検索: list:Daily OR dueBefore:tomorrow )を開くと、日常のタスクとともに、今日期限が切れるタスクも同じ場所で見ることができます。このスマートリストでは期限のないタスクに期限をつけられるので、一日の予定を立てることが楽ちんです!私はこの過程を省略できるように、タスク作成時に大まかな期限をつけておきます。たとえば、業務時間(通常会社が営業している時間)の間にやるタスクは期限を17:00に、普通私は仕事が終わった後にスーパーに行くので買い物のタスクの期限は17:30に、ごみを出すのは明日の朝まで大丈夫なので期限は22:00にします。

一日にすべてを完成できるかどうか確認するために、総合の予測時間を計算します。できそうになければ、延期できるタスクおよび今日しなくてもいいタスクを検討します。たとえば、「本を読む」を延期すれば30分時間が空くなど。また、運動時間を1時間から30分に削れるなど、時間の短縮ができるタスクも検討します。

この過程が終わると一日のアジェンダがちゃんと達成できたことになるので、とても心地よいです。

lebacon6さん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: 保留したいプロジェクトをアーカイブする

2014年4月22日 火曜日 @ 23:25:19 by Andrew Conkling

プロジェクトごとにリストを作成する人は、後回しにしたリストや今のところ取り組んでいないリストなどを持っていると思います。jcfisherさんが教えてくれた今週のコツは、現在進行中のプロジェクトに集中できるように、現在取り組んでいないプロジェクトをアーカイブする方法です。

私は高度なGTD実践方法をRemember The Milkと会わせて使っていますが、たまには重要性が低いプロジェクトがあるので、そのプロジェクトを後回しにしたいと考えています。保留にするために、プロジェクトのリストをアーカイブします。そうすることで、そのプロジェクトも関連するタスクも表示されません。

保留にしているプロジェクトは将来のある時点で回復させたいので、忘れないように「保留中」というリストを作りました。このリストにプロジェクトごとにタスクを追加して、タスク名はプロジェクトのリスト名と同じにしました。期日は回復させたい日にして、期限になったらリストのアーカイブを展開してプロジェクトに取り組みます。

jcfisherさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: 必要なエネルギーによってタスクを分類する

2014年4月15日 火曜日 @ 18:58:10 by Andrew Conkling

タスクを完成させるために必要なのは、時間ではなく十分なエネルギーだと考えた方が良い時があるでしょう。jacob.lさんが教えてくれた今週のコツは、その時のエネルギーレベルによってタスクを分類する方法です。

多くの人が「@事務所」や「@用事」などのタグをカテゴリーとして使うのと同様に、私は自分のエネルギーにあわせてタグを使用します。

ほとんどの私のタスクには以下のタグがついています。

  • e1 (低エネルギー)
  • e2 (並みエネルギー)
  • e3 (高エネルギー)

時間を管理することも重要ですが、エネルギーを管理することも重要です。なのでこのようなタグを使います。もっと詳しく知りたい方はLoehr氏とSchwartz氏が書いた本と、Harvard Business Reviewの記事(英語のみ)をご覧ください。さらに、これは「Eat That Frog (かえるを食べろ)」の概念にも関連しています。

目が冴えているときに(多くの場合、朝に)、執筆や数学的証明などの難しいタスクに取り組みたいです。「高エネルギー」気分の時に「tag:e3」のスマートリストを開きます。

疲れているときは(多くの場合、夕方に)、「同級生のノートをコピーする」などのtag:e1がついているシンプルなタスクに取り組みたいです。この作業の最中にtag:e2のタスクをすることもあります。

ちょっと嘘をつきましたが、実は「tag:e0」という4つ目のカテゴリーもあります。このタスクは休憩時間にやります。「メッセージを読む」や「YouTube動画を見る」などではなく、「食器を洗う」や「買い物する」、「机をきれいにする」などのようにパソコンを使わずにできるタスクをここに入れます。パソコンを使って行うタスクは、私には「休憩」とは呼べません。

jacobさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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