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Tips & Tricks Tuesday: 無理なく1日8杯の水を飲む!

2014年4月8日 火曜日 @ 22:41:21 by Andrew Conkling

こまめに水を飲むことは健康にとって大切なことですが、飲んだ量を毎日記録するのは困難です。rtm_user_123さんが教えてくれた今週のコツは、このゴール達成までの過程を小さなステップに分けて、1日を通して完了させる方法です。

Bob tries to drink more water

私は適切な水分をとれるように、1日にコップ8杯の水を飲むようにしています。

初めて試した時、「コップ8杯の水を飲む」というタスクを毎日繰り返すようにしました。そこまでは順調でしたが、水を8杯飲むことを実現できませんでした。4、5杯は飲めましたが、8杯まで達成できなかったのです。

そのことから、このような大きいなゴールを一気に達成するのは難しいことに気がつきました。一度に8杯飲むわけではないので、RTMのタスクを実際の実行方法に反映し、以下のように調節しました。

1日のうちに以下の4つのタスクが定期的に表示されるように、通知時間まで指定しました。

  1. 9時までにコップ2杯の水を飲む ^今日9時 #個人 *毎日
  2. 12時までにコップ2杯の水を飲む ^今日12時 #個人 *毎日
  3. 17時までにコップ2杯の水を飲む ^今日17時 #個人 *毎日
  4. 21時までにコップ2杯の水を飲む ^今日21時 #個人 *毎日

(スマートアドで入力したので、期限、リスト名、繰り返し期間を自動的につけられます)

もう「コップ8杯の水」というゴールを考えることなく、「9時までに2杯の水を飲む」というタスクに集中するだけです。これを達成したら次の「12時までに2杯の水を飲む」の目標に進みます。

この方法で順調に進めるようになりました。

rtm_user_123さん、このヒントを教えてくれてありがとう!

今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。 毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Tips & Tricks Tuesday: next actionを見つける賢い(スマート)リスト

2014年4月1日 火曜日 @ 16:17:09 by Andrew Conkling

スマートリストは、生活を管理したり、時間やタスクに優先順位をつけたりするのに使えますね。megan.stricklandさんが教えてくれた今週のコツは、この使い方を一歩先に進めました。考案したのは、最低限の努力で次に取り組むタスクを見つけ出すスマートリストです。

多くの人は、”next action” (次の行動)を見極めるためにタグをつけますが、私はタスクをデフォルトで「next action」に設定するのがいいと思います。(そうしないとタグをつけ忘れたり、週一回レビューを行う時に、見過ごしてしまうかもしれません)このようにすると、タグをつけたかどうか心配しなくてすむので、心強くなります。

これを達成するために、「next action」ではないタスクを表示させるスマートリストを作成し、そのリストを「@場所」のリストから排除します。

この方法は、簡単に言うとraijanさんの「sleeperタグ方法」とchad davisさんの「開始時間のタグ方法」の組み合わせです。

以下はスマートリストの排除条件です。

  • (tag:zzz AND dueAfter:now) OR
    (tag:z1d AND dueAfter:”1 day of now”) OR
    (tag:z2d AND dueAfter:”2 days of now”) OR
    (tag:z1w AND dueAfter:”1 week of now”) OR
    (tag:z1m AND dueAfter:”1 month of now”) OR
    (tag:startdate AND dueAfter:today) OR
    (tag:tickleme AND dueAfter:today)
  • 「waiting」のタグを使う場合、 OR (tag:waiting)
  • 「プロジェクト」のタグを使う場合、OR (tag:project)
  • など

このスマートリストには任意の名前をつけてもいいです。私はこれをリスト一覧の一番下に表示させるために、「zzz」という名前をつけました。

Now, to see ALL of your next actions, just search for NOT list:zzz. This is a good test to see if it’s working — if anything shows up that shouldn’t, adjust your zzz list criteria accordingly.

したがって、すべての「next action」のタスクを表示させるには、NOT list:zzzを検索するだけです。この検索を試してみて、もし表示させたくないタスクが出てきてしまった場合、zzzリストを調整してください。

それから、任意の「next action」のために利用するスマートリスト にNOT list:zzzを付け加えてください。たとえば、

スマートリスト名:@home
条件: tag:@home NOT list:zzz

次は少し複雑になります。

スマートリスト名:Smart List name: Top
条件:(dueBefore:”2 days from today” OR NOT priority:none) NOT list:zzz

このリストは zzzリストのタスク以外に、すべての期限切れタスク、二日以内に期限が切れるタスク、優先度1,2,3がついているタスクを表示させます。

さらに一歩進め、デフォルトでタグなしのタスクが@computerのリストに表示されるようにします。そうするため、以下のようなスマートリストを作りました。

スマートリスト名 Smart List name: @computer
条件: Criteria: NOT (list:zzz OR tag:@home OR tag:@out)

このようにすると、タグをつけないすべてのタスクは「@computer」のリストに表示されます。もしタグをつけ忘れた場合、実際の「next action」は@computerのタグをつけることです。しかも「@場所」のリストに集中できるので、タスクを忘れるという心配はありません。

megan.stricklandさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: しなやかな身体をキープする

2014年3月25日 火曜日 @ 21:04:18 by Andrew Conkling

ストレッチや軽い運動は健康によく、仕事の休憩時間に座ったままでもできますね。でも仕事に没頭していると、そんなことも忘れてしまいます。milkigloさんが教えてくれた今週のコツは、そのような問題を回避する方法です。Remember The Milkのモバイルアプリを利用して、どこでもストレッチができる可能性も紹介してくれています!

私は定期的にストレッチをしたいので、繰り返しタスクを追加して、そのタスクにYouTubeのストレッチ動画のURLもつけました。

常に参照するヨガの動画は、タスクのURL欄に貼付けます。ノート欄には「背中のヨガ」や「20分の運動」など、ほかの動画のURLを入れておきます。

準備ができたら端末でタスクを開き、ストレッチの動画のURLをタップすると、ヨガの「レッスン」が始まります。終わったら体が柔らかくなった感じがして、次へのモチベーションにつながります。

おまけ!スマートフォンからもっと大きな画面に映しましょう!iPhone・iPad・Mac OSX 10.9のユーザはApple TVなどでAirPlayを使うことができます。Androidスマホのユーザは「Android TV dingus」を利用できます。

milkigloさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: ”今日”のスマートリストでやる気を出そう!

2014年3月18日 火曜日 @ 22:08:13 by Andrew Conkling

今日のタスクをやりきれていないどころか、その日のタスクを1個も完了していない!という経験がありますよね。その問題をさけるために、taylor.andrewさんが教えてくれた今週のコツは、さっと早く作れるスマートリストで1日のタスクを俯瞰できる方法です。全タスクを把握する方法です。

ずっと前に、「今日のタスク」というスマートリストを以下のように作りました。

due:today OR dueBefore:today

非常に簡単だし、特に問題もありませんが、私の友人がベン・フランクリンの生活管理法を教えてくれました。フランクリン氏は毎日、以下の質問を自問したそうです。

朝に、「今日どんな良いことをやろうか?」

就寝前に、「今日やった良いことは何か?」

従って、私は上記の質問を反映してスマートリストを以下のように変更しました。

completed:today OR (status:incomplete AND (due:today OR dueBefore:today))

以前のスマートリストと同じですが、「完了」というURLをクリックすると、今日完了したタスクを見ることができます。夕方になってもやることがたくさんある時は、すでに完了したタスクを見るとやる気が湧くし、今日1日の進捗状況もみることができます。(個人的には、完成したタスクや進捗状況を見なくてもタスクを進められますが、そうでない人にはとてもおすすめです)

この利点は、別のリストを作らなくもよくて(リスト数はもういっぱいです!)、どんなリストにもこの手法を適応できることです。

taylor.andrewさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: 使い心地よいリストとスマートリストの組み合わせ

2014年3月11日 火曜日 @ 23:20:15 by Andrew Conkling

ユーザの皆さんが教えてくれるタスク管理の方法はかなり徹底的に考えられていますね。dbbluesさんが教えてくれた今週のコツは、比較的にシンプルでどの端末でも使えるように単純なリスト・スマートリスト・タグを使うように心がけています。

私は数年間にわたってタスク管理にいろいろなアプローチを試してみたので、自分なりの役立つ方法を共有しようと思いました。もっとも実用性があって使いやすい方法は以下の通りです。

  1. 4つのスマートリストを使い、各リストはRTMの優先度に結びつけます。それぞれのリスト名は「必須」「やるべき」「やってもいい」「待つ」です。
  2. それぞれのプロジェクトには通常のリストを作り、TaskCloudの上の方に表示させるためにリストの冒頭に「+」を付け加えます。
  3. タスクに関する行動を示すために次の5つのタグを使います:「手配」「探査」「準備」「復習」「送信」。この5つを使うだけでほとんどのタスクに関する行動を網羅できます。以前は「委ねる」というタグも使っていましたが、「手配」にその意味が含まれているので、今ではもう使っていません。

スマートリスト、通常のリスト、タグを組み合わせるだけで、パソコンやNexusのスマートフォン、Nexusのタブレットでも使い勝手が良くなりました。以前のシステムはもっと複雑だったのに、実用性と使い心地がそれほど良くなかったです。

dbbluesさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday:スマートリストを「離着陸場」にする

2014年2月25日 火曜日 @ 22:44:43 by Andrew Conkling

タスク数が多くなってくると、新しいタスクが既存のタスクの中に紛れ込んでしまうことがよくありますね。受信箱の機能をうまく使いこなせていないなら、今週のコツが役に立つかもしれません。idickinsonさんが現行のシステムを維持しながら、移動中の場合も含め、タスクを素早く追加する方法を教えてくれました。

私はRTMのパワーユーザです。家事や学校、仕事に関することなど、やることのすべてをRTMに任せます。細かくて入念なコードを作成し、スマートリストにタスクを分類します。しかし、このスマートリストが複雑すぎると、新しいタスクを追加した際にタスクの属性(タグなど)が自動的に付加されず、タスクを見失ってしまうことがあります。

そこで、以下のように対応しました。

「 (01) Landing Pad(離着陸場)」というスマートリストを作成。

探索文字列は以下のようにします。

tag:td AND priority:none AND due:never

タスクにタグを付け忘れたり、違うタグをつけてしまったりした場合、そのタスクを見失わないように、各タスクにはtd  (“to do” 「やること」の省略)というタグをつけます。さらにリストを優先度毎に並べ替えるために、タスクに!1 、!2、 !3の優先度をつけます。そうすると、ほかのリストにもすぐ現れます。

最後に、期日は「なし」に設定します。なぜかというと、期日がついているタスクは既にほかのリストに表示されているからです。

シンプルなようにみえますが、私がRTMの利用方法をこのように完全に変えたのには理由があります。

今までは選択したリストの中でタスクを入力していたので、タスクを見失ってしまい、どこにあるかわからなくなってしまうことがあったからです。リストを無視してちゃんとタスクを管理することは困難でした。すべてのタスクに関する情報を一度に入力するのは面倒くさかったですし、タスクをさっと入れるだけで終わりにしたい、と思っていました。

またタスク数があまりにも多く、受信箱を使うのは不可能だったので、後でタスク管理をするGTD風の「受信箱」を編み出しました。

何か追加したいタスクを思いついたら、リストを選んだり優先度をつけたりせずに、「離着陸場」を開いてタスクを入力するだけです。1日の終わりに、この「離着陸場」にあるタスクを整理整頓して、正しい場所に移動させます。やることを復習できるし、入力ミスも避けられます。

ほとんどのタスクが「(02)今日」のスマートリストに現れます。このリストに表示させるためにはあまりにもたくさんの条件があり、直接入力をしようと思うとかなり面倒なことになります。ですが、やりたい時間にやりたいタスクのみを表示してくれるという長所があります。(例:歯をフロスすること)

つまり、両方の長所を活かせるわけです。「離着陸場」を利用すると、最低限の努力でふと思いついたときに簡単にタスクを作成できます。さらに「今日」のスマートリストで、「離着陸場」からこのリストにタスクを移動する過程を促進することもできます。

idickinsonさん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: 優先度と期日で「領域」を自動的に作る 

2014年2月11日 火曜日 @ 20:42:36 by Andrew Conkling

先日、アイゼンハワー・マトリックスを用いて重要なタスクと緊急のタスクを分ける方法についてお話ししました。今回もタスクを「領域」ごとに分けて管理するコツを紹介したいと思います。cek1227さんが教えてくれた今週のコツは、タスクに優先度を付けるために5つの領域を利用する方法です。

前回Covey氏が投稿した4つの領域の考え方はとても便利ですが、私のタスク管理方法にあまり合いませんでした。なので、以下のような5つの領域をつかうシステムを考え出しました。(5つの領域になってしまったけど、数は関係ないでしょう?)

まずGTD風のdaily reviewを実践し、優先度・期日を付けてください。本当に期日のあるタスクのみに期日を付けるようにします。

優先度は以下のようになります。

  • 1 - 必ずやらなければならない
  • 2 - やるべき
  • 3 - やるかもしれない
  • 0 - やってもいい

5つの領域は以下のスマートリストのようになります。

  • 領域1: 今日までに絶対にしなければならない: dueBefore:tomorrow AND priority:1
  • 領域2: 今日やるべき・近いうちにやらなければならない: (dueBefore:tomorrow AND priority:2) OR (due:never AND priority:1)
  • 領域3: 今日やるかも・近いうちにやるべき: (dueBefore:tomorrow AND priority:3) OR (due:never AND priority:2)
  • 領域4: 今日やってもいい・近いうちにやるかも: (dueBefore:tomorrow AND priority:none) OR (due:never AND priority:3)
  • 領域5: いつか: due:never AND priority:none

最初に領域1のタスクをできるだけ処理して、そのあとは順番に領域2、領域3のタスクに取り組みます。まだ時間があれば、領域4まで進みます。Weekly reviewを行う時に領域5のタスクを復習します。無理なく管理できるように、領域2のタスクを表示させるスマートリストに領域1のタスクも表示されるようにしました。そうすることで、すべてのタスクを1か所で見られます。同様に、領域3のスマートリストに領域1・領域2のタスクも表示させます。ごちゃごちゃするようであれば、追加しなくても大丈夫です。

期日と優先度を定期的に管理するように心がけると、一番重要なタスクが常にわかります。上記のスマートリストに基づいて、場所(自宅や仕事など)を考慮したスマートリストも作りました。

cek122さん、このヒントを教えてくれてありがとう!

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Tips & Tricks Tuesday: “Kill-Dates”でタスクを仕留める

2014年2月4日 火曜日 @ 22:31:23 by Andrew Conkling

普段「期日」の利用は単純なことのように感じますが、面白いことにユーザーの皆さんは独特な使い方を編み出してくれます。今週は、cadeblueさんがタスクの期日を「キル・スイッチ」、すなわち「タスクを完成するか排除するかの決断」として使う方法を教えてくれました。

私がRTMを使うときは、定期的な活動や絶対に完了しなければならないタスクの管理に限らず、いつかやりたいけれど現時点では時間がない物事に対しても利用します。たとえば、思いついた活動や読みたいホームページ、学びたいものなどが該当します。このように簡単に増やせてしまうタスクは、確固たる期日がなくて収集できなくなるほど膨大になってしまいがちです。あなたがこのタスクを忘れたり、期日がついている場合は何度も延期させたりすると、気を散らす原因になったり、時間の無駄になったりしかねません。タスクを詳細に分別したとしても、完璧な優先順位のシステムを実践したとしても、あなたからの自発的な行動がない限り、この問題が解決されることはないでしょう。

そこで、 “Kill-Dates”(仕留める期日)とともにスマートリストを使います。完了する必要がないタスクを追加する際、「kill」というタグをつけ、期日を設定します。そうすると、期日までに完了するか削除するかという二者択一を迫られます。(ここで削除したタスクが本当にやるに値するものだった場合、近い将来にまた思い出すはずです。)スマートリストは以下のようになります。

  • 新しく追加されたタスクのリスト:NOT due:never AND NOT tag:kill「kill」
  • “kill”のタグがついている「待ったなし」のリスト:tag:kill

このスマートリストがうまく機能する理由は、

  1. “Kill-Dates”とは任意のタスクをまとめたリストで、入力した期日が自然と優先順位となります。
  2. “Kill-Dates”がついているタスクは自然に「今日」のリストに入ってくるので、そこで簡単に管理することができます。

cadetblueさん、このヒントを教えてくれてありがとう!今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。

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Tips & Tricks Tuesday: スマートリストを使って長いリストを簡単に管理する

2014年1月28日 火曜日 @ 20:24:03 by Andrew Conkling

徹底的に予定を立てると、リストが長くなってしまいますね。しかも、リストをぱっと見たときに圧倒されるような感じがします。lars_mさんが教えてくれた今週のコツは、タスク数の多いリストをスマートリストを使っていくつかのまとまりに分け、より管理しやすくする方法です。

私は博士課程の学生でもあり大学の教授でもあるので、タスク数が多く、全てを一度に見ると途方もなく感じます。私の考えた方法を簡単に言うと、「大学」と「個人」の2つのリストを使います。今回は「大学」のリストについて書きたいと思います。

タスクを簡単にチェックできるようにするため、タグとスマートリストを使用します。現時点では「大学」のリストに59個のタスクがあり、講義や博士論文の章など様々なプロジェクトに関連しています。各プロジェクトにはタグをつけ、それぞれのタグの冒頭に点をつけています。たとえば、論文の第3.3章は「.3.3」のタグがつけられていて、ストゥディウム・ゲネラーレに関する講義は「.SG」のタグがつけられています。また、行動を表すために「+」の記号を使います。たとえば、「+読む」というタグは読まなければならない物事につけます。余談ですが、Evernoteとの連携機能と合わせて使うと効果があります。記事や会議の議題などと関連付けることができるからです。その場合、Task Cloudから該当するタグを選びます。

タスクとリストを管理するにはこの方法が効果的ですが、1日の予定を立てるには2つのスマートリストを使用します。1つは「5min」というリストで、リストやプロジェクトなどにかかわらず、予測時間が5分以内のタスクを全て入れます。こうすることで、プロジェクトに取り組む時間がないときに、細々したタスクを一覧で見ることができます。スマートリストはとてもシンプルです。

timeEstimate: “<6 minutes”

もう1つは「uni_today(大学_今日)」というリストで、 当日の仕事に関するタスクを入れます。このリストに表示させるタスクは、「大学」のリスト内にあるタスクに期日と優先度をつけることで表示させます。繰り返すタスクや「5min」リストのタスクなど、このリストに表示させたくないタスクは除外されます。(私の場合、読んでみたい記事が除外されます。)普段は「xx日までに第x章を読み終わる」というようにプロジェクトごとに期日をつけますが、プロジェクトの一番大事な部分に集中したいときは、プロジェクト中のタスクに優先度をつけます。スマートリストは以下のようになります。

dueBefore:tomorrow AND list:uni NOT timeEstimate:”<6 minutes” OR (list:uni AND (priority:1 OR priority:2 NOT tag: +check_art NOT isRepeating:true) NOT timeEstimate:”<6 minutes” NOT dueAfter:tomorrow)

(私は「due:today」の代わりに「dueBefore:tomorrow」を使います。なぜなら、期限の切れたタスクも表示させることができるからです)

このように多くのタスクを管理することで、RTMの使い勝手の良さも信頼性も向上しました。該当するプロジェクトのタスクにタグをつけて、さらにスマートリストを使うことによって正確に該当するタスクを表示させることができます。

lars_mさん、このヒントを教えてくれてありがとう!今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。

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Tips & Tricks Tuesday: 1週間ごとに予定を立てる

2014年1月21日 火曜日 @ 14:08:28 by Andrew Conkling

タスクを頻繁に先送りする習慣に誰もが陥りがちです。marth.martheさんが教えてくれた今週のコツは、1週間分のタスクにだけ集中することで、リストやプロジェクトをもっと管理しやすくなる方法です。

私はタスクをちゃんと完了させるために、様々な手法を試してみました。その結果、タスクを再三延期して無駄な努力をしないようにする方法を編み出しました。皆さんにも役立つかもしれないと思い、私の方法を共有することにしました

当初私が試してみたのは、活動ごとに「個人」や「仕事」などのリストを作成し、1週間にわたって1日に完了できそうなタスク数を割り振る方法でした。しかし、気が付いたらタスクを何回も延期する羽目になって、週末までにすべてのタスクを完了できず落ち込んでしまいました。

そこで、「かんばん」方法を少しだけRTMに応用し、緊急性のあるすべてのタスクの期日を金曜日に設定しました。そうすると、各リストを1週間で完了させることが目標になります。想像できると思いますが、リストがかなり長くなって、タスク数も多すぎてしまいます。集中力散漫にならないように、RTMの優先度機能を利用してタスクに優先度1、2、3をつけます。秘訣は、優先度1のタスク数に上限を設けることです。私は各リストに3つまでとしました。各リストにある3つの優先度1のタスクに集中することで、すべてのリストに取り組むことができます。その3つのタスクを完了したら、次に完了させたい3つのタスクを考慮し、再び優先度をつけるだけです。

もちろん、1週間にわたって繰り返すタスクもリストに表示されますが、タスクは優先度順に並んでいるので、繰り返すタスクはその下に表示されます。なので集中力は切れないでしょう。

このように作業をしたら、効率がよくなりました。やることは、タスクを吟味して今週集中したいタスクを決め、優先度をつけるだけです。今週完了できなかったタスクは来週にできるので、何度も延期をしなくてすみます。

marthe.martheさん、このヒントを教えてくれてありがとう!今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。

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