Tips & Tricks Tuesday:「今すぐ」、「近いうちに」「後で」のシンプルなアプローチ
2013年5月14日 火曜日 @ 21:37:12 by Andrew Conkling
数年にわたって様々なスマートリストの使用方法を紹介してきましたが、今でもユーザから新しいアイディアが来るのでびっくりしています！jlottosenさんが教えてくれた今週のコツは、主たる３つのリストにすべてのタスクを収集する方法です。
私の効果的でシンプルなシステムは３つのリストのみ使うことです。
Inbox: （受信箱）
期限のあるタスクや繰り返しタスクなどをここに入れます。このタスクは今すぐやるべきもので、期限になる前に知っておきたいものです。それぞれを区別するために、ロケーションとタグを利用します。例えば、家事とうちの子供に関するタスクはタグが付いています。Sooner: （いうちに）
特に期限がないけれど近いうちにやるべきタスク。時間に余裕があればやるタスク。普段、タスク表示は優先度で並び替え、期限をつける際は受信箱のリストに移動します。Later: （後で）
その他の将来的にやろうと思っているタスク。排水管を掃除します・・・いつか といった感じに:) 忘れないようにやろうと思っているタスクをここに追加します（絶対にやるわけではないけど・・）。
jlottosenさん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。
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Tips & Tricks Tuesday: いろいろな種類の期日
2013年5月7日 火曜日 @ 23:55:29 by Andrew Conkling
すべての期限切れタスクを延期して、今日で期限が切れるタスクも「明日にするか」と思って、延期してしまうというパターンに陥りやすいですね。
rksnh6さんが教えてくれた今週のコツは、そういう状態にならいないように、期限によってタスクを分類する方法です。
私は期限をちゃんと守るために、リストを調節しました。以前は１０個くらいの期限切れタスクを見て、実際に今日までにやらなければならないタスク、今日までにやりたいタスク、リマインダーのようなタスクをそれぞれ頭の中で分けていました。これから期限がくるタスクも、見ているその日には達成できないのにレビューしてしまっていました。
そこで今では、タスクに期日を付ける時に、「満期」「リマインダー」「期限」のタグの中から１つを選んで付けるようにしています。
「満期」のタグは、絶対にその日までに完了しないといけないタスクに付けます。普段この種のタスクを期日までに完了させないと、よくない影響をもたらします。期日が明確である時もあるし（例：報告書の〆切）、はっきり規定されていない時もあります（例：クリーブランド旅行のためのホテル予約）。明確な期日がないタスクは、できるだけ現実的な期日をつけます。たとえば、クリーブランド到着日にホテルを予約することは可能ですが、事前に予約しておきたいですよね。このようなタスクの処理方法を以下に詳しく説明します。
「リマインダー」はその名の通りです。「将来の私」に送っておきたい情報ですね。普通は期間が長く、余裕があります（例：夏週末旅行を調べる、秋の申込みを確認する）。
「期限」も単純です。決まっている日にしか完了できないタスクです。例えば、「クリーブラント旅行の荷造り」は、出発する前日にしかできないタスクです。もう１つの例は、バレンタイン・デー。この日のためのワインとプレゼントを今日の午後に買おうと1週間ずっと思っていました。今日まではいつでも完了できましたが（タグ：満期）、今日完了させるために期限切れリストに表示させたいので、「期限」のタグをつけました。（RTMを使ってバレンタイン・デーの計画を立てることはロマンチックではないかもしれませんが、忘れてしまうともっと残念なことになりますね）
上記ではカテゴリーごとに表示させる方法について説明しましたが、ここからがこのコツの中で一番大切な手段です。自分が気付かないうちに「満期」のタスクの期限が切れたらまずいので、前もって表示させたいですよね。「リマインダー」と「期限」のタスクは、期日まで表示させたくありません。この条件をすべて考慮して、以下のようなスマートリストを作ってみました。
(tag:expiration AND dueWithin:”1 week of today” NOT tag:reminder NOT tag:due) OR dueBefore:tomorrow
このスマートリストは、「満期」のタスクのみ期日の１週間まえに表示されます。「リマインダー」と「期日」のタスクは期日の日に表示されます。
「期限」のタスクが現れたら、そのタスクを完了するのが当然ですね。「リマインダー」のカテゴリーに対しては、決めることがたくさんあります。タスクは〆切などがあれば、期日を調整して該当するタグをつけますが、大抵期日を削除して期限のないタスクのリストに移動します。タスクはその３つのカテゴリーに該当しない場合、期日をつけません。
このシステムを使い始めてから３ヶ月が経ち、ようやく慣れてきてとても重宝しています。すべての期日を信頼できてとても安心です。
rksnh6さん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Tips & Tricks Tuesday: おいしいセールを見逃すな！
2013年4月30日 火曜日 @ 22:07:51 by Andrew Conkling
いままでの中でこのコツが一番「おいしい」でしょう :) Remember The Milkユーザのradmooseさんが、タコス屋さん（日本だとたこ焼き屋や唐揚げの店かな・・？）のセールを忘れないようする方法を教えてくれました。
うちの地元のタコス屋さんでは、毎週火曜の２時半以降にフィッシュ・タコスのセールがあり、1個が半額になります。すごくおいしくて食べずにはいられません！
しかし、セールを忘れてしまうことがよくあります。
そこで繰り返しのタスクを作って、期限は毎週火曜日の午後2時半に設定しました。
セールのある他の店も追加しました（子供が無料になる食事の日など）。
Remember The Milkのおかげで、時間だけではなくお金も節約できます。
radmooseさん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Remember The MilkのAndroidアプリがv3.0にアップデート、内容が刷新されました！（タブレットも！）
2013年4月24日 水曜日 @ 22:39:51 by Emily Boyd
最近Bob T. Monkeyはすごい勢いでコードを書いていたので、ついにAndroid用のアップデートが完成しました！バージョン3.0(コードネーム「Tik-Tok」）はインタフェースが刷新され、リマインダーの通知とウィジェットも改善されました。タブレット向けサポートも導入！以下の動画をご覧ください(日本語字幕がついています！）。
インタフェースの刷新
アプリは一から作りなおしました！Androidにもカードスタック形式を採用しながら、（以前にiPhone・iPad用のアプリで見たかもしれません）、Androidっぽい感じを残しています。カードスタックを使うことによって、スワイプ操作で画面上にタスクやノートを滑らかに表示できます。タスク管理がさらに楽しくなるでしょう！
タブレットにも対応
Bob T. MonkeyはNexus 7にかなりハマっているので（スマホから離れるなんて無理！）、このバージョンからタブレット向けのサポートが始まってワクワクしています。Nexus 7であれ Nexus 10であれ、インタフェースは大画面でスムーズに利用できます。
新しいタスクとノート表示
タスクを編集・削除する操作、またはノートを追加する操作をすぐにできるように改装されました（どの画面からもその操作ができます！）新しいノート表示では、全画面を利用してノートを表示・編集できます。
複数のタスクを編集
この機能については改善点がいくつかあるので、以前のバージョンと少し異なります。複数のタスクを編集する時、画面右上の鉛筆アイコンをタップすると、編集したいタスクを選択できます。画面の下部にアイコンが現れ、一括でタスクを完了、期限の変更、優先度、リスト・タグを変更できます。
タップで済ます
スワイプ操作だけで画面を気軽に切り替えることができるので、そのような早さをもったタスクの完了・延期方法を工夫する必要がありました（スワイプ操作はすでに画面を切り替えるために使っているので、ボタンを表示させるために使えない）。そこで、リスト表示のままタスクを長押しすると、「完了」と「延期」ボタンが現れるように改善しました。
リマインダーも更新！
「リマインダーの通知画面からタスクを直接変更できればいいな」と思ったことはありませんか？Android 4.1以上の端末を利用している方は、タップするだけでタスクを「完了」または「延期」できるようになりました。また、Android 4.1以上でのもう１つの改善点は、複数のタスクが一度に通知されるリマインダーです。複数のタスクの期限になると、一括で通知が表示されます。
ウィジェットも刷新
すべてのウィジェットは、シンプルなデザインを目処に更新され、スマートバーウィジェットのサイズが変更可能になりました（4×1と3×1のサイズは利用可能）。タスクを素早くアクセスできるよう、ウィジェットがロック画面から直接使えるようになりました。
テスターのみなさん、ありがとう！
プロ・テスタープログラムに登録しているRemember The Milkのユーザには、リリース前にテストをしていただき、流出した不具合をよく指摘していただきました。おかげでより良く改善ができました、本当にありがとうございました。（テスターのみなさんにお知らせ：新しいバージョンがリリースされたというメールを送りますので、Google Playで最終バージョンをダウンロードできるようになります）
今回は招待されませんでしたか？
プロアカウントを持っている方はβ版を試してみたい場合、プロ・テスター・プログラムに登録していただき、最新のプロフィルがあるか確認してください。
新しいバージョンをEnjoyする！
最新のバージョンを気に入ってくれたら嬉しいです！Androidアプリについてさらに詳しく知りたい方は、こちらをご覧ください。
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Tips & Tricks Tuesday: Epicタスク管理
2013年4月23日 火曜日 @ 22:00:39 by Andrew Conkling
このブログの多くの投稿は、１つの解決すべき問題に対する対処方法を紹介していますが、martingchapmanさんが教えてくれた今週のコツは、様々なアプローチやRemember The Milkの機能を使うことで、すべてをカバーする網羅的なシステムを提供しています。
（注意：とても徹底的なシステムなので、martingchapmanさんのシステムをおおまかにイメージできるように、以下にいくつかの部分だけを抜粋しました。）
私はDavid Allenさんの『Getting Things Done (GTD)』と Michael Linenbergerさんの『Manage Your Now』の２つの生活管理システムを勉強しました。両方ともいい点がありますが、どちらも完璧に実行しようとすると必要以上に複雑になると思います。そこで、GTDとMYNの好きなところだけを抜き出して、それを基盤に自分のシステムを作ってみました。
私のシステムには、次のような方法が含まれています。
タスクを早く簡単に追加すること／メールからタスクを追加すること／プロジェクトを作成・管理すること／任意のタスクを「次のアクション」にすること／
「信頼できる」システムとは、すべてのやりたいこと、やるべきことが含まれているシステムです。なぜ「信頼できる」かというと、すべてが含まれていることが分かっているからです。
すべてのやることがこのシステムに入っているので、なにも覚える必要はありません。なので、私は自分の頭を使うべきこと、つまり「考えること」に集中させることができるのです。
martingchapmanさん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Tips & Tricks Tuesday: タスクを継続的に延期することを避ける
2013年4月16日 火曜日 @ 11:56:00 by Andrew Conkling
完了させる期日が特に決まっていないタスクに期日をつけて、結局その日になったらそのタスクを延期してしまうというのはよく起こりがちですね。kokuranさんが教えてくれた今週のコツは、そのようなタスクを管理する方法です。
私は、「いつかやるタスク」以外のすべてのタスクに期日をつけたいのですが、そうすると「絶対にやるべきタスク」と「延期しても大丈夫なタスク」を区別しづらくなります。そこでタスクの期日が切れないように、何回も延期したり期日を後にしたりします。そんなことをしないように、期日とともに以下のような優先度もつけます。
- 優先度 １：期日が確定しているタスク。期日までに絶対にやらなければならない
- 優先度 ２：融通の利く期日をもったタスク。期日までにやるといいが、来週にしても大丈夫
- 優先度 ３： いつやってもいいタスク。１か月以内にできればベストだけど、急ぐ必要はない
優先度２、３のタスクを期日までに完了できなかった場合は延期しますが、何回延期したかわかるように以下のスマートリストをつくりました。優先度２のタスクの延期回数が１０回以上になった場合、また優先度３のタスクの延期回数が４５回以上になった場合、タスクの優先度を１つ上げます。
postponed: >10 AND priority:2
postponed: >45 AND priority:3
kokuranさん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Tips & Tricks Tuesday: クレジット・カードの利用限度額をレビューする
2013年4月9日 火曜日 @ 23:49:18 by Andrew Conkling
利用限度額を上げたい理由はたくさんあるでしょう。Credit score（信用度の得点）を引き上げることができるし、緊急時に助かるかもしれません。molly.biermanさんが教えてくれた今週のコツは、貸し手に連絡し忘れないようにリピートタスクを使う方法です。
クレジット・カードの利用限度額を上げられる機会があればすぐに実行するのがいいですが、普段半年ごとにしかできないので、かなり忘れやすいです。利用限度額の変更を忘れないために、RTMに各クレジットカードのタスクを追加し、繰り返し期間を６ヶ月にしました。
さらにRemember The Milk ユーザのpeter.jewellさんが追記で、利用限度額を増やすか減らすか、どちらがよいか判断するためにこのタスクを使う方法も教えてくれました。
定期的にクレジットカードをレビューする際、もう少し安全な方法を提案します。予算などを確認の上、利用限度額を高くする余裕があるか、やっぱり低くしたほうがいいか懸命な決断ができます。
クレジットカード会社に利用限度額を下げることも依頼できます。そうすると、credit scoreがよくなりますし、借金を作る可能性も低くなります。
MollyさんもPeterさんも、教えてくれてありがとう！
毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。
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Tips & Tricks Tuesday: タグとスマトリストでタスクを管理する
2013年4月2日 火曜日 @ 21:29:06 by Andrew Conkling
以前にGetting Things DoneとZen to Doneを紹介しましたが、タスクを管理方法に対してその他のアプローチ方法があるではないかと思います。
今日はRemember The Milkユーザのszemyedさんの方法をご覧ください。szemyedさんはフォーラム投稿について、GTDとZTDは効果が出ると思うが、何か他の方法を探していると書いています。
（言っておきますが、今回の話はスマートリストのことばっかり！覚悟してね！）
私はGTD・ZTDの実行方法やRTMによって生産性を向上させるためのいくつかの記事を読みましたが、なにか足りないなと思いました。私のニーズに合わせるために、いくつかのを工夫しました。
考えたのは、GTD・ZTDの方法に従って、Remember The Milkの最大潜在力を引き出すようにするということです。
複雑ではありません。一か所ですべてのタスクにタグをつけて、検索文字列（スマートリストを参照）によって自動的に管理されます。
私たちは、例示されているプロジェクトの「一年分のProアカウントもらえるようにボブを説得する」が気に入りました。szemyedさんはそのプロジェクトを完成できたので、彼の方法を試してみる価値はありますね :)
詳細はブログ投稿に記載しているので、ぜひ読んでくさい。
szemyedさん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Tips & Tricks Tuesday: シンプルなCRMとRemember The Milk
2013年3月26日 火曜日 @ 23:03:33 by Andrew Conkling
CRM（顧客関係管理）とは営業に対して幅広くて、複雑な物事です。今週のコツは、sunjana1さんが詳しくてシンプルなCRMシステムを作成する方法を教えてくれました。メンテナンスがほとんど必要ないので、あなたの貴重な時間を節約できます！
私は現場代表者として、９カ国に約２００社を経営しています。今まで使っていたCRMシステムは現場での私のニーズにふさわしくないので、すでに私個人のタスク管理のために使用していたRemember The Milkを、ビジネスにも応用してみようと思いました。
私の役割は、約１年に１～２回、私が監督している顧客を会計監査します。RTMを使うので、監査のスケ
ジュール整理は楽勝です！まず、すべての顧客をリストアップして、監査日を期日として設定します。 各ビジネスをタスクとして追加し、繰り返し期間を６か月～１年にしました。（顧客によって繰り返し期間が異なります）
監査しない顧客もいるので、「declined(拒否）」というタグをつけて、繰り返しは「なし」に設定します。そうすると、リストにすべての顧客を集められるわけです。
私はこのリストをGoogle Calendarと共に使っています。タスクとして追加した各ビジネスの監査予定日の２週間前の日を期日として設定し、それらのタスクが予定日を確認するように知らせてくれます。予定が確定できた場合、タスクの期日を予定日に設定し、さらにGoogle Calendarにも予定を入れます。確認ができなかった場合は期日を予定日の前日にします。
このようにすると、予定を立てるために一日に数分しかかかりません。
ある場所に泊まる日数がかわる時は、タスクの２週間前の期日とカレンダーの予定日が合わなくなる場合があります。その際は、タスクの期日を予定日に合わせて調節するだけです。
もう１つの仕事での役割は、自分の顧客に別のビジネスのPRを届けることです。私の会社は約４０のビジネスパートナーがいるので、どのPRをしたのか記録するのは難しいです。各タスクの名前を顧客の名前にし、PRするビジネスパートナーをタグとしてつけます。顧客を訪ねる直前にRTM携帯用のアプリを呼び出し、アカウント名を検索すると、なにをPRするかすぐ分かります。タグ検索によって特定の営業に対する進捗状況も記録できます。
RTMをメモ帳としても使っています。顧客との相談の際は、よく依頼がきます。モバイルアプリをすぐに開いて依頼をタスクとして入力します。そのタスクを受信箱に送信し、日付は「今日」として設定します。その日のうちにその追加したタスクを整理して当該するリストに移動します。
私がハマっているRTMの機能はたくさんあります。検索の機能も、完了タスクを表示できることも、私の仕事関係のタスクを管理するのに役立ちます。RTMを使ってより高性能なCRMシステムを作ることも可能ですが、私のニーズを満たすシンプルなCRMシステムが作れるのでうれしいです。
sunjana1さん、このヒントを教えてくれてありがとう！今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。
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Tips & Tricks Tuesday: 関係する全ての事柄にタスクを適用する
2013年3月19日 火曜日 @ 22:33:44 by Andrew Conkling
私はタスクとリストを整理するためのタグの大ファンです。なので、今週はInussdorさんが教えてくれたコツを選びました。タグを使うことによって、生産性などを保持するシンプルな方法です。
私は「どんなことでも記録する」というGetting Things Done の管理手法をよく用います。これはRTMにぴったりの方法です。タスクやいい考えが思い浮かんだ時、任意の端末ですぐに追加できます。タスクを種類によって分類できるように、タグを使い始めました。たとえば、電話に関するタスクは「call(電話）」のタグをつけます。「call」のタグでタスクを検索すると、すべての電話に関するタスクをすぐに見れます。このように、タグを付けると一度に同し種類のタスクに取り組めるので、生産性がもっと向上します。「Call」のタグは個人と仕事の両方のタスクにつけますが、それぞれは個別のリストに入っています。
最後に、もともとデフォルトは「今日」で設定されていますが、デフォルト期日を「なし」にしました。なぜかというと、複数のタスクが同じ期日であれば、その日が来た時にあまりにもタスクが多すぎて、「すべてを完成させるは難しい」と思ってしまいます。特定の日に必ずしなければならないタスクしか期日をつけません。たとえば、歯医者の予約は不特定の「いつか」に入れればいいですが、友達の誕生日のお祝いは決まった日に伝えなければなりません。毎日５~１０のタスクしか期日がないので、達成感が得られます。期日のあるタスクをすべて終えて、さらに電話をする暇があれば、電話に関するタスクをすぐに呼び出して時間が許す限り電話をします。
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