Tips & Tricks Tuesday: 月曜のミーティングにRemember The Milkを使う

2011年10月13日 木曜日 @ 12:54:55 by Andrew Conkling

Remember The Milkは自分がしなければならない事や自分が既に終えた事を管理するのにとても便利です。taylor.andrewさんが教えてくれた今週のチップスは、週次のミーティングで両方を適切に管理するのにどのように使い分けるについてのものです。

仕事で、最近毎週月曜の朝にミーティングを行う事になりました。前週の目標がどうなったかを確認して、新しいものに目標を設定するためです。これはかなりうまく機能するのですが、休み明けの最初に行うとみんな自分がやった事、次にやるべき事を忘れてしまうのです。ここで、RTMと新しいシステムを統合する事で解決する事にしました。

最初に、カテゴライズをするのに優先度を使います。優先度を他の事に使っているのであれば、タグを使う事も出来ますが、今はこのような形でやります。

優先度1:自分がやりたい事(経費請求など)
優先度2:今週のタスク
優先度3:今週出なくても良いもので、やるよう頼まれたもの
優先度無し: 最後に自分がしたいもの

次に、私は以下のようなスマートリストを作りました。

"今週のタスク":仕事中に参照するメインのリストです。検索は、次のとおりです。

priority:1 OR priority:2 OR dueBefore:Monday

自分がしたい事、するよう言われた事、する必要のあるものを拾い上げます。

"先週終えたもの":ミーティング中に参照するリストです。検索は、次のとおりです。

completedWithin:"9 days of Tuesday" AND NOT priority:1

月曜日にそれを見ると、前週に自分が終えた事がわかります。一日置いてそれを見ると、自分がその週に何をしたかがわかります。(これは、月曜日には"火曜日"が次の日を指しますが、それ以降は火曜日が次の週のものを指すためです)

"来週のタスク":これは、会議中に参照する2番目のリストです。検索は、次のとおりです。

tag:nextweek OR dueBefore:Tuesday OR dueWithin:"6 days of Tuesday" OR priority:2

月曜日にそれを見ると、自分がその週にするべき、またはするよう言われたものがわかります。"今週のタスク”と同じですが、自分の目標が出てきません。火曜日以降は、その週後に期限のあるものがわかります。これには今週の未完了タスクも含まれており、次週には恐らくやり終えるでしょう。

他にも、火曜始まりのスマートリストをコピーを作ってもいいでしょう。ただ、個人的には、余計なリストは面倒なだけだと思います。

ミーティングでは、"先週終えたもの"と”来週のタスク"を使って自分のした事の確認を取り、しなければ行けない事に時間を割り当てます。その週に自分がするべきとみんなで確認したものについては優先度2を付け、次週に延期したものについては、"nextweek”というタグを付け、"来週のタスク”に追加します。

残りの時間で、"今週のタスク"に取り組みます。覚えていれば、金曜の午後に自分の受信箱をさらい、ミーティングで取り上げたいものに"nextweek"のタグを付けます。もし忘れてしまっても、スマートリストが予定の近いのものを取り上げてくれます。

タスクを管理するためのもう一つの方法として、日次ミーティング向けのこちらのチップスもご覧ください。

taylor.andrewさん、このチップスを教えてくれてありがとう! 今週のTips & Tricks Tuesday賞を差し上げます。

毎週行っているTips & Tricksへのネタをお持ちだったり、いいアイディアがひらめいたりしたら、Tips & Tricksフォーラムで新しい投稿を作成して、Remember The Milkのあなたの使い方を教えてください。その週のTips & Tricks Tuesdayにアイディアを採用された方に一年分のProアカウントを進呈しています。

Permanent Link